Na semana passada, neste espaço, iniciamos uma discussão sobre a importância do chamado “Processo Administrativo”, que é considerado a essência da gestão e formado por quatro atividades que deveriam estar presentes no dia a dia das empresas: planejamento, organização, execução e controle.
No texto da última quarta-feira, escrevemos sobre planejamento. Hoje, o tema é organização que, no processo administrativo, é utilizado no sentido de ordenar e coordenar.
É importante, para que as coisas aconteçam com eficiência, que a empresa tenha um nível mínimo de organização. Que cada coisa tenha um lugar e que cada coisa esteja no seu lugar.
Quantas vezes já não aconteceu de você precisar de um determinado objeto e quando foi procurá-lo, não encontrou porque alguém tirou aquele objeto do lugar e colocou em outro depois de utilizá-lo? Em nossas casas acontece isso. E perdemos tempo procurando objetos que deveriam estar em um determinado lugar, mas foram usados, porém, sem serem devolvidos ao seu devido lugar.
Nas empresas, acontece a mesma coisa. Quando as ferramentas e objetos são deixados em qualquer lugar, o próximo colaborador que precisar daquele objeto não o encontrará, perdendo precioso tempo procurando-o ao invés de realizar alguma tarefa ou atender os clientes.
Outro ponto importante da organização é referente a atribuição de autoridade e responsabilidades. Todos os colaboradores precisam conhecer e entender claramente a linha de autoridade, ou seja, a quem ele deve satisfação e sobre quem tem autoridade em virtude do organograma da empresa. E, igualmente importante, cada colaborador deve ter definidas com detalhes quais suas responsabilidades, a lista de tarefas e deveres que deve cumprir diariamente.
Quando realizava consultoria empresarial, era comum perguntarmos ao gerente/proprietário qual eram as atribuições e responsabilidade de um determinado colaborador e a resposta ser diferente daquela que recebíamos quando perguntávamos ao mesmo colaborador quais ele achava que eram suas atribuições e responsabilidades. O que o gerente esperava do colaborador não era o que o colaborador achava que o gerente esperava dele.
Definir claramente qual o papel de cada colaborador é fundamental para o sucesso de empresas e organizações, caso contrário temos apenas um bando de pessoas ocupando seu tempo com a tarefa que acha que deve cumprir, sem foco e objetivos.
Apenas empresas que conseguem se organizar, tendo um local para cada coisa e colocando cada coisa em seu lugar, além de definir autoridades e responsabilidades consegue ser eficiente e, assim, satisfazer seus clientes.
César Gomes de Freitas é professor do Instituto Federal do Acre (IFAC). Possui Pós-Doutorado pela Universidade Federal Fluminense, doutorado pelo IOC/Fiocruz, mestrado pela UCDB e é bacharel em Administração e Ciências Contábeis.